Wednesday, November 10, 2021

Vad gör en lönekonsult?



Många av er känner till att jag jobbar som lönekonsult men få vet vad jobbet innebär. Jag kommer försöka förklara det så kort som möjligt. Det finns många olika namn till mitt yrke, allt från lönekonsult, löneadministratör, lönekontorist, lönehandläggare, löneexpert och lönespecialist. Alla gör mer eller mindre samma sak, alla räknar lön. Vissa tänker att det kan inte vara så svårt, det är bara trycka på knappar och prata i telefon? Ja, det är lite mer än så. Så vad gör en lönekonsult under månaden? 

Det varierar lite beroende på vilken bolag man jobbar på, vilka kunder man har och vad som ingår i arbetsuppgifter. Vissa kunder köper all lönehantering och vissa köper bara vissa delar. Jag kan berätta lite mer om vad jag gör under månaden: 

I början av månaden öppnar jag upp lönen och alla fasta värden kommer in i systemet. Alla får sina månadslöner och skatt. Ganska snabbt kommer även tidfilen, där finns det all närvaro (bl.a. arbetad tid och övertid) och frånvaro (bl.a. sjuk och semester). Det är enkelt förklarat det enda man behöver. Då har man en vecka eller så på sig att göra klart allting. Vad gör man då? I stort sett alla gör samma sak, vi betalar ut slutlöner, kontrollerar branschvana, raderar tomma lönespecifikationer (lönespecar kallar vi dom), justerar minus komp och flex, går igenom långtidsfrånvarande och rättar deras lönespecar, tittar igenom kommentarer, korrigerar skulder, läser in förmånsfilen och reseräkningsfilen. Man kan även skriva skuldebrev. 

Under tiden får man även mail och samtal från kunden där saker ska korrigeras eller dom behöver bara hjälp att förstå något. När allt är färdigt meddelar man sin kund så dom får godkänna lönespecar. Då har dom en dag eller två att godkänna alla löner. Oftast hittar dom fler fel och man får korrigera dom under tiden. När allt är godkänt så kan man fastställa lönen och ta fram alla rapporter. Det kan vara skulder, komp och flex, anmärkningar, bevakningar, semesterskuld, bokföringsunderlag, bankfilen m.m. Kunden får alla dom. 


Nu är det mitt i månaden och lönen är klar. Det har ni säkert hört på era arbetsplatser att om underlag kommer in efter den 15-16 så är det för sent. Under den tiden behöver man rapportera in till försäkringskassan, kronofogden, arbetsförmedlingen och statistiska centralbyrån. Skulder behöver skickas iväg, kunden ska faktureras, bankfilen ska laddas upp och även lönespecar ska skickas till anställda som är minderåriga. När alla får sina lönespecar runt den 23e så börjar dom ringa och ställa frågor. Man brukar ha mycket att göra ett par dagar. 

I slutet av månaden kanske dyker upp några som inte fått lön fast dom borde ha fått det, då kör man extra lön och skapar rapporter och bankfilen. När månaden är nästan över så kan man rapportera in till andra myndigheter som FORA, Collectum och Skatteverket. Som sagt så kommer det samtal och mail varje dag om justeringar som jämkning, skattefrågor, lön, tillägg, OB, frånvaro, byten av befattningar, kostnadsställen, chef, vissa lönekonsulter skapar schema till anställda, semesterfrågor och justeringar, avgångsvederlag, nya kontrakt och så vidare. 

Det finns en massa saker inom lön, det är inte att bara trycka på knappen och sen är det färdigt. Det tar tid att manuellt gå igenom hundratals anställda. Varje lönekonsult måste följa lagen och kollektivavtalet som anställda tillhör. Eftersom system förbättras hela tiden så kan man hantera fler anställda per lönekonsult än tidigare. När jag pluggade för några år sedan så var det normalt att ha runt 700 löner per lönekonsult. Idag hanterar jag runt 1 000 löner varje månad.

Två Månadslöner

7 comments:

  1. Anonymous10 November

    Tack för ingående beskrivning.

    Ungefär vad ligger löneläget på? Hur lång utbildning krävdes? Vet du något om hemarbetesmöjligheterna?

    Mvh FBM

    ReplyDelete
    Replies
    1. Hej FBM!

      Lönen varierar med några tusenlappar beroende på vart man hamnar. På offentliga arbetsplatser (kommun, länsstyrelsen) är det lägre. Som nyutbildad kan man förvänta sig runt 26-31 tusen brutto. Har man jobbat några år kan man få upp den mellan 31-35 tusen. Sen blir det svårt att få mer, är det extrem behov kanske man lyckas få lite till.

      Utbildning finns på YH som är 1,5 år. Ett par månader är praktik. Jag hade 3-4 dagar i veckan och det var inte svårt om man är lagom duktig.

      När jag sökte jobb för ett år sedan så fick jag olika bud. Vissa tyckte att jobba hemifrån stor del av tiden var ok, vissa villa ha enbart på plats. På min nuvarande arbetsplats är jag hemma 1 dag i veckan.

      För att lyckas ska man gilla att bläddra i system, söka fel, förstå konsekvenser, lagar, regler, kol.avtal. Tolka lönespecar, svara på anställdas frågor kring semester, f-ledighet, vad osv. Man rapporterar mycket till olika myndigheter osv. På vissa arbetsplatser har man 25, på andra 30 sem dagar.

      Vissa dagar har man jättemycket att göra, vissa ganska lite, vilket är skönt då det verkligen behövs för att orka. Fler funderingar? Börjar du söka efter utb?

      /TM

      Delete
  2. Intressant att läsa. Jag hanterar löner & personal för några 10-tal anställda som en mindre del av mina arbetsuppgifter (runt 8 tim/månad kanske) så känner aldrig att jag hinner bli speciellt bra på det.

    Känner igen det mesta du skriver men allt blir så mycket mindre för mig. Lägger dock mest tid på att kolla igenom tidrapporteringen innan filen går till lönesystemet. Du som extern får ju såklart färdiga tidfiler.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Två Månadslöner11 November

      Hej smålänningen!

      Det blir man nog inte, man hinner att glömma hälften av vad man gjorde om en månad eller hur?

      Ja, det är helt rätt, jag får färdiga filer och läser in dom i lönesystemet. Allt ska vara attesterat och godkänt innan vi får det. Även då hittar vi fel som i efterhand ska rättas till. Sen får lite andra filer med som förmåner och resafiler m.m.

      Kul att du känner igen vad jag gör! Du är nog den första! :)

      Delete
    2. Jag känner också väldigt väl igen det du gör :) Jag jobbar som ekonomichef men har själv gjort löner en gång i tiden och har även stor erfarenhet av att outsourca lönehantering, vilket kräver att man själv vet vad som ska göras. Lönekonsult är ett superviktigt jobb och verkligen inte enkelt!

      Delete
    3. Hej Ninni! Vad roligt att höra att det finns fler! :) Hur är det att jobba som ekonomichef? Det måste vara svårt? Hur stor personal har du? Hur blev det att från löner du hamnade som chef?

      Delete
  3. Jag började faktiskt som ekonomichef (är civilekonom) men när vi för många år sedan skulle byta lönesystem så passade jag på att gå en kurs i det nya systemet tillsammans med min löneadministratör - för att ha lite bättre koll om hon skulle behöva avlastning. Sen bar det sig inte bättre än att hon strax därefter bröt armen riktigt rejält så jag fick ta över lönerna i flera månader. Vilken tur att jag hade lärt mig lite, och jag lärde mig mycket under de månaderna. Jag är ingen expert men jag kan grunderna. Jag har alltid jobbat på små ekonomiavdelningar med 1-3 medarbetare. Det är inte ett jättelätt jobb, men det är kul!

    ReplyDelete